Xây dựng không khí đàm phán

[You must be registered and logged in to see this link.]
Để có được một cuộc đàm phán thành công, nhất thiết cần nghiên
cứu rất nhiều yếu tố, thiết lập một hoàn cảnh giao tiếp và không khí
đàm phán tốt là rất quan trọng.
Không khí đàm phán căng thẳng rất dễ gây cho đôi bên đàm phán cảm giác
phòng bị, nghi ngờ lẫn nhau.
Để xây dựng một không khí đàm phán tốt cũng cần nghiên cứu nhiều yếu tố,
ví dụ như lựa chọn địa điểm đàm phán, bố trí, sắp xếp hoàn cảnh đàm
phán, cũng như hình tượng, ngôn ngữ và thái độ đôi bên đàm phán. Chúng
ta có thể vận dụng các biện pháp sau:
1, Lựa chọn địa điểm đàm phán thích hợp. Lựa chọn địa điểm đàm
phán tương đối linh hoạt, có thể căn cứ vào sở thích và thói quen của
người đàm phán để lựa chọn văn phòng, phòng hội nghị, cũng như ở nhà
hàng, nhà khách, quán cafe hay hội trường là nơi tiến hành đàm phán.
Thông thường, căn cứ vào cuộc hẹn trước đó của đôi bên thì một cuộc đàm
phán có thể thay đổi địa điểm một hoặc nhiều lần.
2, Sắp xếp hoàn cảnh đàm phán thích hợp và lý tưởng nhất. Người
đàm phán có thể sắp xếp hoàn cảnh đàm phán, việc sắp xếp không có giới
hạn quá nghiêm khắc, yêu cầu phải thích hợp, cởi mở và rõ ràng. Hoàn
cảnh đàm phán được sắp xếp một cách trang nhã, yên tĩnh, đường hoàng,
lịch sự. Bất luận là việc sắp xếp như thế nào đi nữa nhưng nhất định
phải nghiên cứu đến phương diện sạch sẽ, gọn gàng, lịch sự.
Nếu như trên sàn nhà, trên tường hay bộ trà tiếp khách có vết bẩn, đồ
đạc sắp xếp bừa bãi rất dễ ảnh hưởng đến cảm xúc của người đàm phán.
Ngược lại, một không khí đàm phán vui vẻ, thoải mái sẽ khiến cho đôi bên
đàm phán cảm thấy nhẽ nhõm, dễ chịu.
3, Người đàm phán cũng cần nghiên cứu các phương diện về ngoại hình,
cử chỉ, tâm lý đàm phán thoải mái, tình cảm đối đãi đối tác đàm phán
nhiệt tình. Lần đầu gặp mặt, sự nhiệt tình và chân thành của đối
phương có thể dễ dàng rút ngắn khoảng cách tâm lý đôi bên, vì vậy cần
thiết phải sắp xếp hoàn cảnh đàm phán cởi mở, nhiệt thành.
Nếu như đối phương không cười không nói sẽ tạo ra khoảng cách giữa đôi
bên, thêm vào đó là ngôn ngữ đàm phán thiếu văn hoá sẽ ảnh hưởng đến
không khí đàm phán.
Để thiết lập một không khí đàm phán ngoài hai yếu tố nêu trên, đầu tiên
phải có thái độ đàm phán thân thiện, đối đãi nhiệt tình. Một mặt chủ
động bắt tay đối phương, quan tâm hỏi han sức khoẻ, đồng thời nhiệt tình
đối đã, rót trà mời khách, đây là nền tảng cơ bản trong quan hệ hai bên
đối tác.
a, Lựa chọn phương thức hàn huyên tâm sự, trò chuyện trước khi
đàm phán, cử chỉ tự nhiên, thoải mái sẽ phát huy rất nhiều trong cuộc
đàm phán, mặt khác áp lực và căng thẳng sẽ gây ra sai lầm cho người đàm
phán.
Trong khi đối thoại có thể tự do lựa chọn chủ đề đàm phán, có thể bày
tỏ cảm nghĩ về các sự vật trong hoàn cảnh đàm phán, ví như đưa ra những
cách nhìn nhận về cách sắp xếp bài trí trong văn phòng của đối phương và
nhận xét về bức vẽ trên tường hay thăm hỏi tình hình đối tác, đồng thời
đưa ra những lời khen về những thành tích và danh hiệu của đối phương
v.v…
Tuy nhiên không nên bắt đầu nói tới những vấn đề thuộc về bản chất,
điều này dễ gây ra không khí căng thẳng.
b, Biết lắng nghe tiếng nói của đối phương. Trong giao tiếp, để
thiết lập được sợi dây liên kết giữa đôi bên thì nên tạo cơ hội để đối
phương đưa ra ý kiến của mình, lắng nghe tiếng nói và tìm hiểu những suy
nghĩ của họ, không nên nêu ra những ý kiến khác thường, hay thậm chí
quá nhấn mạnh quan điểm của mình, điều này sẽ không đạt được mục đích
giao tiếp.
Vì vậy, trong quá trình đàm phán, để đối phương nói lên suy nghĩ của
mình, lắng nghe suy nghĩ của họ thì mới có được sợi dây liên kết đàm
phán tốt nhất và không ảnh hưởng tới không khí hợp tác hoà thuận giữa
đôi bên. Mặt khác, trong khi nghe không nên cắt ngang hay nói leo, đây
bị coi là hành vi mất lịch sự rất dễ gây ra hiểu lầm.
c, Chú trọng xoay quanh chủ đề chính. Khi đàm phán chú trọng
triển khai đề tài chính, tránh lạc đề hay bỏ quên nụ cười tạo cảm giác
thân thiện. Chắt lọc nội dung đàm phán chủ yếu, hay nhắc nhở đối phương
không quá đi lạc đề. Mau chóng kí kết thoả thuận với đối tác, tránh
không khí đàm phán nặng nề, căng thẳng kéo dài .
4, Hình thức đàm phán không giống nhau, vì nội dung, mục đích, đối
tác đàm phán không giống nhau cũng như không khí đàm phán. Ví dụ như
không khí đàm phán đôi bên có lợi hay không khí đàm phán nảy sinh mâu
thuẫn là không giống nhau. Ngoài ra, khi đối tác là người lớn tuổi, cần
có thái độ tôn trọng đối phương, không khí đàm phán phải trang trọng,
lịch sự, đàm phán với những người trẻ thì thoải mái và tự do hơn.
Mặt khác, không khí đàm phán với đối tác là nam và nữ cũng có sự khác
biệt tương đối lớn. Người đàm phán nên căn cứ vào những tình huống khác
nhau để ứng biến sao cho linh hoạt, nhằm đạt được mục đích điều tiết
không khí đàm phán cuối cùng.
Giai đoạn đàm phán khác nhau thì không khí đàm phán cũng khác nhau.
Thông thường, giai đoạn đàm phán ban đầu lấy sự hoà hợp, nhiệt tình làm
trọng. Không khí đàm phán nghiêm túc, chân thành, thậm chí có một chút
căng thẳng. Khi đạt được thoả thuận chung, không khí sẽ trở nên nhẹ
nhàng, dễ chịu hơn.